Courriel professionnel et confidentialité

Avertissement : ce sujet a d’importantes implications juridiques. Veuillez contacter des consultants qualifiés pour vérifier la réglementation et son application.

La messagerie professionnelle est un outil de travail
qui contient une quantité impressionnante d'informations liées à l'activité professionnelle.

Les entreprises peuvent faire ce qu'elles veulent des courriels,
qui sont un outil de travail professionnel, mais sont-ils rédigés et lus par les employés ?
Peuvent-ils les lire ? Peuvent-ils les sauvegarder ? Peuvent-ils les archiver ?

Résumé:

Adresses e-mail professionnelles génériques, sans contraintes

La boîte mail professionnelle a un caractère ambivalent :
c'est un outil appartenant à l'employeur, mais utilisé par l'employé.

Il convient de faire la distinction entre deux types différents d'adresses électroniques professionnelles :

  • boîte mail personnelle de l'entreprise, par exemple nom.nom@nomdelentreprise.com
  • boîte mail générique de l'entreprise, comme les boîtes aux lettres d'information, d'assistance, de vente, de marketing, de facturation, etc.,
    c'est-à-dire toutes celles qui ne sont PAS liées à une seule personne.

Les boîtes mail génériques de l'entreprise ne posent aucun problème ;
l'entreprise les consulte, lit tous les messages et n'a aucune contrainte.

boîte aux lettres personnelle de l'entreprise, comme les voitures de société

Les boîtes mail personnelles, telles que nom.prénom@nomdelentreprise.com,
peuvent contenir des données personnelles de l'employé que l'employeur doit protéger.

Si nous choisissons d'utiliser ce type de boîte aux lettres,
en tant qu'employeur, nous devons savoir quelles normes techniques adopter
et quels outils utiliser pour pouvoir traiter correctement les données.

La boîte aux lettres peut être comparée à la voiture de fonction :
elle est mise à la disposition de l'employé pour un usage dans le cadre de ses tâches professionnelles.

L’employeur peut par exemple vérifier le kilométrage parcouru afin de s’assurer que le salarié
n’a pas fait un usage abusif de cet outil de travail à des fins personnelles.

L’employeur ne peut toutefois pas surveiller systématiquement et sans raisons spécifiques
ce que fait l’employé à l’intérieur du véhicule de l’entreprise.

La boîte aux lettres est l'équivalent de la voiture de fonction, un outil de travail appartenant à l'entreprise,
mis à la disposition de l'employé pour son travail, afin d'accomplir ses tâches.

Ce que l'employé envoie et reçoit, même pendant les heures de travail, est comparable à ce qui se passe
dans le cockpit d'une voiture de fonction et est assimilé à une correspondance privée.

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lecture uniquement sous certaines conditions

L'entreprise ne peut pas lire le contenu des courriels ;
cela ne peut se faire de manière systématique et sans raison précise.
Même en cas de motivation particulière, cela n'est possible que sous certaines conditions.

Trois intérêts différents sont en jeu et doivent être équilibrés :

  • l'intérêt de l'employeur à accéder à ce contenu
    pour des raisons organisationnelles/de production, de sécurité au travail ou autres

  • l'attente légitime des employés
    qui considèrent ce contenu comme confidentiel

  • Les tiers qui écrivent à cette entreprise
    peuvent ignorer que le contenu de leur correspondance n'est PAS privé et confidentiel.
    (La mention légale standard en bas des courriels avertit généralement que le contenu peut être lu par d'autres personnes.)

informer l'employé

Le salarié doit être informé, par une communication écrite adéquate, que les messages électroniques
ne peuvent être utilisés qu'à des fins liées à la relation de travail, par exemple en interdisant toute utilisation personnelle.

Le document doit contenir les instructions d'utilisation des outils de l'entreprise,
notamment la messagerie électronique, et préciser que, conformément à la réglementation sur la protection des données :

  • Les messages électroniques seront archivés afin de se conformer à la loi et de protéger les actifs de l'entreprise
  • L'entreprise peut, dans certains cas, effectuer des vérifications du contenu de la boîte aux lettres de l'employé

Les contrôles massifs sont interdits

Les contrôles dits « massifs » sont interdits,
comme par exemple la lecture systématique du contenu de la boîte aux lettres d'un employé.

Les limites du contrôle de l'employeur reposent sur trois principes fondamentaux :

  • L'une d'elles est la bonne foi, qui permet à l'employeur de vérifier
    la boîte mail professionnelle de l'employé uniquement s'il existe un motif légitime
    , par exemple pour protéger les actifs de l'entreprise susceptibles d'être compromis ou mis en danger par un virus ;
    ou, en cas de suspicion d'infidélité de la part de l'employé, pour effectuer des contrôles préventifs.

  • Les autres sont la proportionnalité dans le contrôle et la limitation dans le temps et dans l'objet de la recherche

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obligation d'archiver les messages électroniques

La réglementation exige que l'employeur prouve
avoir adopté des mesures de sécurité adéquates et efficaces
pour protéger les données de l'entreprise, telles que l'archivage des courriels d'entreprise.

obligation d'informer l'employé

Accès aux données par l'employeur
si cet accès est effectué en l'absence d'informations détaillées sur l'entreprise :

  • Cela constitue une violation très grave.

    Des données sensibles peuvent se trouver dans l'espace personnel de l'employé,
    par exemple des informations relatives aux tendances politiques, religieuses, sexuelles ou syndicales,
    qui doivent être garanties avec la plus grande confidentialité.

  • Il s'agit d'une infraction pénale ;

    il existe également un risque que toutes les données acquises illégalement
    soient inutilisables dans le cadre de toute procédure judiciaire.

obligation de supprimer les messages électroniques

La correspondance commerciale doit généralement être conservée pendant dix ans maximum,
afin de préserver le patrimoine de l'entreprise et de pouvoir se défendre en cas de litige.

La conservation et le traitement des données personnelles ne sont autorisés que pour une finalité spécifique.
Si cette finalité cesse d'exister après un certain délai, par exemple après dix ans, ces données doivent être supprimées.

obligation de désactiver les boîtes aux lettres

En cas de licenciement ou de démission d'un employé,
la boîte mail nom.prénom doit être désactivée dans un court délai.

L'entreprise peut activer une réponse automatique informant l'expéditeur que le compte a été désactivé et
l'invitant à écrire à une autre adresse électronique interne.

Les archives historiques des messages internes des employés licenciés
ne peuvent être conservées que si l'employé a été informé que ses messages étaient archivés.

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