Comment envoyer et limiter les e-mails en copie cachée (BCC)

Comment envoyer et limiter les e-mails en copie cachée (Bcc) ?

« Cc » signifie « Copie carbone » au sens (ancien) de faire une copie
sur une machine à écrire en utilisant du papier carbone.

Le champ « Cci » des courriels (Cci signifiant « Copie carbone invisible »)
contient les adresses des destinataires du message
qui ne doivent pas être divulguées aux autres destinataires.
– IETF RFC 2822 « Format des messages Internet »

La différence entre Cci et Cc réside dans la confidentialité du destinataire.
Avec la fonction Cc, les adresses électroniques figurant dans le champ Cc
sont visibles par tous les destinataires du courriel.

Un destinataire en copie cachée (Bcc) peut voir le destinataire direct (À :), mais
il ne pourra pas savoir qui d'autre a été mis en copie cachée dans le courriel.

La fonction Cci est souvent perçue comme un système d'envoi massif d'e-mails facile à utiliser. Vous
trouverez ci-dessous une brève analyse des avantages et des inconvénients de son utilisation.
En fin de page, les conclusions et quelques suggestions sont présentées.

AVANTAGES

C'est facile : tout le monde peut l'utiliser.

C'est un moyen facile de contacter plusieurs destinataires par e-mail
Toute personne disposant d'un client de messagerie peut l'utiliser
Utilisée correctement, elle respecte la vie privée des destinataires en ne divulguant pas leurs adresses électroniques

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CONS

Le courrier électronique est un moyen d'envoi sans vérification préalable.
La copie cachée (Bcc) permet d'atteindre des centaines, voire des milliers de contacts.

La fonction Cci doit être considérée comme un
outil de communication à haut risque, potentiellement dangereux.

C'est un processus sujet aux erreurs, les risques sont les suivants :
- L'ajout par erreur de destinataires en copie cachée (Bcc) dans le champ copie (Cc)
  nuit généralement gravement à l'image de marque.
  Un nouveau message d'excuses est la solution la plus courante
  . Les noms de tous les destinataires sont rendus publics
  . L'utilisation involontaire (et parfois intentionnelle) de la fonction « Répondre à tous »
     génère des chaînes d'e-mails incontrôlables
  . Une personne pourrait signaler un incident de confidentialité au regard du RGPD
     si l'objet ou le corps du message contient des données personnelles appartenant à des « catégories particulières »
     (par exemple, maladie, orientation sexuelle ou convictions).
- ajouter par erreur une personne comme destinataire principal (visible)
- oublier d'ajouter quelqu'un ou ajouter quelqu'un qui ne devrait pas recevoir le message
Il y a une forte probabilité que votre message soit classé comme spam
- Le problème, c'est que la plupart des spammeurs utilisent la copie cachée (Bcc) pour envoyer
  des messages, or les serveurs de messagerie de destination sont prudents quant à l'acceptation de ces messages.
- Si je vous envoie un message en utilisant la copie cachée (Bcc),
  vous recevez un courriel qui ne vous est pas destiné ;
  cela constitue un élément défavorable pour l’évaluation du spam.
- Le même message sera envoyé
  simultanément à plusieurs adresses électroniques appartenant au même domaine ; il est donc facile de les compter et de les bloquer.
Il n'y a aucun contrôle sur les adresses erronées
- Il peut y avoir plusieurs adresses e-mail enregistrées pour un même destinataire ;
  cela affecte l'envoi de courriels à ce destinataire, même si une ou plusieurs adresses sont correctes.
- Les adresses syntaxiquement incorrectes sont acceptées sans avertissement
  , par exemple si le symbole @ est absent ou s'il y a des espaces.
Aucune personnalisation / faible impact / peu ou pas de réactions
- Le message sera nécessairement standard et « anonyme » ;
  aucune communication individuelle n’est possible, pas de formule de politesse comme « Cher Monsieur/Madame… »
- Vos destinataires en copie cachée recevront un message adressé à une autre personne
  à laquelle ils ne prêteront probablement pas attention ni ne réagiront.
Il est très probable qu'il y ait des problèmes techniques
- Toute action abusive de la part de spammeurs ou de pirates informatiques peut rapidement impacter de nombreux destinataires
  et compromettre la réputation du serveur SMTP (c.-à-d. mise sur liste noire du serveur).
- La boîte mail de l'expéditeur peut être saturée de messages d'erreur (expéditeur inconnu, boîte mail pleine, etc.),
  leur nombre pouvant varier entre 5 % et 20 % des emails envoyés.
- L'envoi peut avoir un impact négatif sur les systèmes de messagerie (serveurs SMTP), par exemple :
  de nombreuses réponses « veuillez réessayer plus tard », un grand nombre de messages dans la file d'attente, voire un plantage du système.

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CONCLUSIONS

Fixez les limites

Vérifiez le nombre de destinataires autorisé par votre fournisseur de messagerie.
Pour être sûr à 100 %, faites le test vous-même.

RealSender met à votre disposition une liste de 300 adresses @bogusemail.net pour les tests.
Les messages arriveront sur un serveur de messagerie « trou noir » :
bogusemail-test.txt
Limiter le nombre de destinataires d'un même message à un petit nombre, par exemple 20,
permet d'envoyer facilement des messages
à des milliers d'adresses électroniques, en les divisant simplement en petits groupes, par exemple, lorsqu'il y

Passez au niveau professionnel

autoriser uniquement l'envoi massif d'emails via différents canaux
Utilisez une adresse d'expéditeur différente pour l'envoi de nombreux messages
, par exemple un autre sous-domaine comme @news.nomdelentreprise.com.
Seules les personnes autorisées y auront accès
et la traiteront avec plus de précaution.
Dans les bureaux structurés, où de nombreuses personnes utilisent la messagerie électronique et
des applications dédiées pour l'envoi de courriels en masse,
les systèmes professionnels disposent d'un flux d'approbation
et d'un contrôle étape par étape, conçus pour éviter les erreurs.

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