gestion automatique des messages en retour

L'envoi répété de messages à des destinataires erronés ou inactifs est considéré comme un « comportement de spammeur ».

L'application « copymail » de RealSender gère cela automatiquement et en toute transparence.
Le destinataire ne verra que l'expéditeur d'origine, qui continuera à recevoir les réponses des destinataires.

Les e-mails contiennent un champ d'en-tête qui reste invisible pour le destinataire. Appelé « Return-Path », il permet d'envoyer les messages d'erreur vers une autre adresse e-mail.
Copymail le remplit automatiquement avec des informations utiles qui, en plus de permettre la réception des messages, lui permettront également de déterminer à partir de quelle liste le message a été envoyé et quelle adresse e-mail a généré l'erreur.

Voici un exemple d'en-tête inséré dans un message,
envoyé depuis la liste « test » au destinataire « wrong.address@customer.com »:
Return-Path: <test-bounces+wrong.address=customer.com@mXXX-realsender.com>

L'application distingue deux types d'erreurs:
rebond définitif (code d'état 5.XXX.XXX) : l'adresse e-mail a généré une erreur permanente
telle que « 550 5.1.1 … Utilisateur inconnu » ou « 5.1.2 … Hôte inconnu »
Une erreur permanente indique que vous ne devez plus jamais envoyer de message à ce destinataire.

soft bounce (code d'état 4.XXX.XXX) : l'adresse e-mail a généré une erreur temporaire
telle que « 452 4.2.2 … Boîte de réception pleine »
Une erreur temporaire indique que vous pouvez réessayer l'envoi ultérieurement.

Voici une brève description du fonctionnement de la gestion automatique des messages non remis :

1. Après trois rejets définitifs (erreur permanente, par exemple « utilisateur inconnu ») ou six rejets temporaires (erreur temporaire, par exemple « boîte de réception pleine »), le destinataire est bloqué et une coche est ajoutée dans la colonne « nomail » de la liste des abonnés.

2. Une fois le destinataire bloqué, trois messages indiquant « Votre inscription à la liste… a été désactivée » lui sont envoyés avant qu'il ne soit retiré de la liste.

3. Lorsque le destinataire est supprimé de la liste, l'administrateur reçoit une notification par e-mail.

Remarque : une seule erreur par jour influe sur le score de l'abonné ; ainsi, même si dix messages sont rejetés le même jour, le score n'augmentera que d'un point.

Toutes ces opérations peuvent sembler simples et faciles à gérer, même manuellement par un opérateur.
Cela n'est toutefois possible qu'avec un nombre très restreint de destinataires, ne dépassant pas quelques centaines.

En moyenne, environ 20 % des messages envoyés sont rejetés.
Sur 1 000 e-mails, environ 200 sont rejetés,
ce qui devient ingérable sans l'aide d'un système automatisé.