gestion automatique des messages en retour

L'envoi répété de messages à des destinataires erronés ou inactifs est considéré comme un « comportement de spammeur ».

L'application « copymail » de RealSender gère cela automatiquement et en toute transparence.
Le destinataire ne verra que l'expéditeur d'origine, qui continuera à recevoir les réponses des destinataires.

Les e-mails contiennent un champ d'en-tête qui reste invisible pour le destinataire. Appelé « Return-Path », il permet d'envoyer les messages d'erreur vers une autre adresse e-mail.
Copymail le remplit automatiquement avec des informations utiles qui, en plus de permettre la réception des messages, lui permettront également de déterminer à partir de quelle liste le message a été envoyé et quelle adresse e-mail a généré l'erreur.

Voici un exemple d'en-tête inséré dans un message,
envoyé depuis la liste « test » au destinataire « wrong.address@customer.com »:
Return-Path: <test-bounces+wrong.address=customer.com@mXXX-realsender.com>

L'application distingue deux types d'erreurs:
rebond définitif (code d'état 5.XXX.XXX) : l'adresse e-mail a généré une erreur permanente
telle que « 550 5.1.1 … Utilisateur inconnu » ou « 5.1.2 … Hôte inconnu »
Une erreur permanente indique que vous ne devez plus jamais envoyer de message à ce destinataire.

soft bounce (code d'état 4.XXX.XXX) : l'adresse e-mail a généré une erreur temporaire
telle que « 452 4.2.2 … Boîte de réception pleine »
Une erreur temporaire indique que vous pouvez réessayer l'envoi ultérieurement.

Voici une brève description du fonctionnement de la gestion automatique des messages non remis :

1. Après trois rejets définitifs (erreur permanente, par exemple « utilisateur inconnu ») ou six rejets temporaires (erreur temporaire, par exemple « boîte de réception pleine »), le destinataire est bloqué et une coche est ajoutée dans la colonne « nomail » de la liste des abonnés.

2. Une fois le destinataire bloqué, trois messages indiquant « Votre inscription à la liste… a été désactivée » lui sont envoyés avant qu'il ne soit retiré de la liste.

3. Lorsque le destinataire est supprimé de la liste, l'administrateur reçoit une notification par e-mail.

Remarque : une seule erreur par jour influe sur le score de l'abonné ; ainsi, même si dix messages sont rejetés le même jour, le score n'augmentera que d'un point.

Toutes ces opérations peuvent sembler simples et faciles à gérer, même manuellement par un opérateur.
Cela n'est toutefois possible qu'avec un nombre très restreint de destinataires, ne dépassant pas quelques centaines.

En moyenne, environ 20 % des messages envoyés sont rejetés.
Sur 1 000 e-mails, environ 200 sont rejetés,
ce qui devient ingérable sans l'aide d'un système automatisé.

gestion des désabonnements

1. L'utilisation de systèmes automatisés d'appel et de communication sans 
intervention humaine (systèmes d'appel automatiques), de télécopieurs (fax) 
ou de courrier électronique à des fins de marketing direct ne peut être autorisée 
qu'à l'égard des abonnés ou des utilisateurs ayant donné leur consentement préalable.

2. Nonobstant le paragraphe 1, lorsqu'une personne physique ou morale obtient 
de ses clients leurs coordonnées électroniques pour le courrier électronique, 
dans le cadre de la vente d'un produit ou d'un service, conformément à la 
la directive 95/46/CE, cette même personne physique ou morale peut utiliser ces coordonnées électroniques 
à des fins de marketing direct de ses propres produits ou services similaires 
à condition que les clients aient la possibilité, de manière claire et distincte, 
de s’opposer, gratuitement et facilement, à une telle utilisation de leurs coordonnées électroniques 
au moment de leur collecte et à l’occasion de chaque 
message, au cas où le client n’aurait pas initialement refusé une telle utilisation.

-- Communications non sollicitées, extrait de l'article 13 de la directive 2002/58/CE

Cette règle, aujourd'hui dépassée, sert toujours de principe de base. En résumé :

1. Les destinataires doivent avoir demandé à recevoir des messages
2. La seule exception concerne les personnes qui sont déjà clientes, et même dans ce cas
   elles doivent toujours avoir la possibilité de se désabonner

Au-delà des implications juridiques, le non-respect de ces règles simples revient en substance à être qualifié de « spammeur ». Les conséquences peuvent même aller jusqu'à vous empêcher d'atteindre les destinataires qui souhaitent pourtant recevoir vos messages.

L'application « copymail » de RealSender fournit un lien vers une page « Options » permettant de se désabonner de chaque liste,
que le client peut inclure dans ses e-mails. En voici un exemple :

Une fois le formulaire rempli, l'adresse indiquée recevra un e-mail
l'invitant à cliquer sur le lien pour confirmer la désinscription :

Nous avons reçu une demande ... visant à supprimer votre adresse e-mail
, ... de la liste de diffusion ... . Pour confirmer que vous souhaitez
être retiré de cette liste de diffusion, rendez-vous sur cette page Web :
(adresse http pour la confirmation de désabonnement)

Ce même message est envoyé aux personnes qui demandent à se désabonner
via l'en-tête « List-Unsubscribe: … », qui est automatiquement inséré dans chaque e-mail envoyé.

Cet en-tête permet aux applications de messagerie Web telles que Gmail d'afficher le lien « Se désabonner »
directement dans l'interface, sans que l'utilisateur ait à le rechercher dans le message.

Pour être informé de toutes les désabonnements effectués directement par les destinataires, il est recommandé
d'activer la fonctionnalité de notification à l'adresse e-mail de l'administrateur
dans les « Options générales » de la liste :